Grupparbete

Effektiva möten

En viktig fråga att ställa sig är varför ska vi ha ett möte och vad vi ska uppnå med det?

Identifiera mötets intressenter 

Målen styr vilken tid mötet tar och även vilka deltagarna blir. Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bryt mönster av typen han måste vara med annars blir han ledsen. Det handlar om respekt för allas tid. De som blir kallade ska också kritiskt tänka över om de behövs på mötet, kanske räcker det om de är med på en del av mötet.

Mötets intressenter har ofta väldigt olika behov. Hur tillgodoser du dessa? Utifrån det tittar du igenom ett utkast till mötesagenda.

Utkast till mötesagenda

Alla som skall vara med på mötet ges i förväg möjlighet att ge förslag till punkter på agendan och tidsåtgång samt anger om punkten är en informationsfråga, beslutsfråga eller diskussionsfråga.
Till skillnad från beslutspunkterna så ska informations- och diskussionspunkterna inte utmynna i beslut utan i relevanta underlag. Risken är annars stor att besluten blir förhastade känslobeslut. Det måste alltid finnas fakta som kan utgöra plattform för beslutet!

Sänd ut agendan i god tid så att deltagarna hinner agera på de punkter som de inte i förväg vet är aktuella att avhandla.

Mötets genomförande – Följ helst en dagordning

  • se till att alla kommer till tals
  • sammanfatta
  • klargör vem som gör vad och när det ska vara klart
  • skriv protokoll
  • uppmuntra, stötta och underlätta konstruktivt tänkande
  • ha klara regler om att alla ska visa varandra respekt och kommentera varandras inlägg vänligt och konstruktivt
  • se till att tidsschemat håller

Försök att avsluta mötet så att deltagarna har en positiv sinnesstämning när ni lämnar mötet. Det ger energi att ta itu med frågorna om än besvärliga sådana. Ta 5 min utvärdering av mötet, gå laget runt. Låt alla få svara på vad de tyckte var bäst och sämst med mötet för att ständigt bli lite bättre i konsten att hålla effektiva möten.

Ha en motiverande dag!

Lars Emnell och Lars-Göran Ottosson

Grundare av BIZNIZ TOOLS

Vill du veta mer om hur vi kan träna dig till framgång?

bizniztools.com  We make you grow!

Dela

thumbnail_kategorier_1348866020

Fatta beslut

Beslut är bedömningar d.v.s. val mellan alternativa handlingsmöjligheter. Ingen av dessa handlingsalternativ behöver vara helt rätt eller fel. Som chef är det oerhört viktigt att fatta beslut. Hur duktig du än är på att få fram idéer eller motivera människor blir du bedömd av både din chef och din personal efter din förmåga att fatta beslut.

Varje handling föregås alltid av ett beslut. Att fatta beslut om att inte fatta beslut är ju också ett beslut. Besluten kan dock fattas såväl medvetet som omedvetet. Dagligen fattar vi ett stort antal beslut. Vissa betyder mindre och har kanske lite inflytande på de resultat vi eftersträvar medan andra starkt påverkar dessa.

Kvantitet kan inte ersätta kvalitet. I själva verket finns risk att många dåliga eller kortsiktiga beslut leder till kommande irriterande mindre problem. Som effektiv chef fattar du:

  • rätt antal beslut
  • vältajmade beslut
  • beslut grundade på bra information.

Inget beslut blir bättre än dess beslutsunderlag. Frestas eller tvingas inte att fatta förhastade eller onödiga beslut för att någon annan antingen vill få något eller vill vältra över ansvaret. Grundregeln är att försöka delegera beslut så långt ner i organisationen som är möjligt. Beslutsfattande i rutinmässiga, allmänna ledningsfrågor bör delegeras till lämplig underställd kollega. Detta uppmuntrar inte bara deras tillväxt och utveckling utan gör dig också fri att ägna dig åt strategiska frågor. Se upp för underställda som gärna delegerar allmänna ledningsfrågor upp till dig.

Vidarebefordra alla beslut uppåt som faller utanför din auktoritet. Bifoga den vidarebefordran med en tydlig redogörelse av möjliga val, tillsammans med dina rekommendationer.

Ha en motiverande dag!

Lars Emnell och Lars-Göran Ottosson

Grundare av BIZNIZ TOOLS

Vill du veta mer om hur vi kan träna dig till framgång?

bizniztools.com  We make you grow!

Dela

On target

Paretoprincipen

Sluta göra de 80 % som inte ger dig några resultat!

Här är några exempel på saker som du kan sluta att göra:

  • slösurfa
  • läsa e-post hela tiden (läs max tre gånger per dag från och med idag),
  • onödiga avbrott (bli störd av kollegor, familj, telefon etc.).
  • delta i onödiga möten
  • etc.

Och här är 20 % som ger 80 % av resultatet:

  • x
  • y

Hur ser det ut för dig? Vad ingår i dina 20 % som ger dig 80 % av resultatet? 

  • Ta reda på det. Använd 15 minuter till att göra en ”att-inte-göra-lista” av de saker som ingår i dina 80 %, alltså sådant som inte ger dig några resultat.
  • Använd ytterligare 15 minuter till att göra en lista över de 20 % som ger 80 % av resultatet

Gör du det här ordentligt kan du jobba effektivare.

 

Ha en motiverande dag!

Lars Emnell och Lars-Göran Ottosson

Grundare av BIZNIZ TOOLS

Vill du veta mer om hur vi kan träna dig till framgång?

bizniztools.com  We make you grow!

Dela

Success

Hitta din egen motivation!

Som ledare och nyckelperson kan det vara bra att regelbundet avsätta tid för att hitta din egen motivation och fylla på din energi. På så sätt får du lättare att påverka dina medarbetare och kollegor på ett positivt sätt. Motivation kommer inifrån, men syns på utsidan.

Motivation skapas av att du ser fördelar med eller ett behov av att göra ett val, fatta ett beslut och sätta igång en handling eller ett beteende. Vi kan aldrig motiveras av ett behov som inte finns. Till skillnad från djuren agerar vi inte bara på instinkt. Vi kan tänka rationellt kring våra behov och önskningar. Vi kan välja att avstå, offra eller skjuta upp ett behov för en ännu högre önskning. Valet gör du själv. Vissa väljer att prioritera materiella behov, andra prioriterar familjen, fysiska eller sociala mål, etc.

För att vara motiverad krävs en önskan och en övertygelse om möjligheten att nå ett speciellt mål. Att vara övertygad om eller tro på att det går att nå ett mål avgörs av din självbild.

Avgörande för att inte riskera slösa bort sin energi och initiativförmåga är att ha en tydlig målinriktning och i nästa skede sätta nya mål när du nått de första. Om du inte fortsätter att sätta mål tappar du motivation, fart och tenderar att stagnera i din utveckling.

Träna Motivation så här!

Att du dokumenterar dina reflektioner och resultat utkristalliserar ditt tänkande. Skriv ner dina tankar för att göra dem konkreta och begripliga. Bryt ner till tydliga handlingssteg så att ingen punkt blir för omfattande.

  • Tänk till på vad du vill åstadkomma – Sätt upp mål!
  • Klargör fördelarna med det som ska göras, det gör dig motiverad.
  • Prioritera det som behöver göras först.
  • Vad kan vänta?
  • Vad kan delegeras?
  • Börja göra genom att skapa handling, så mår du bättre!
  • Fortsätt göra det som du mår bra av!

Ha en motiverande dag!

Lars Emnell och Lars-Göran Ottosson

Grundare av BIZNIZ TOOLS

Vill du veta mer om hur vi kan träna dig till framgång?

bizniztools.com  We make you grow!

Dela