En viktig fråga att ställa sig är varför ska vi ha ett möte och vad vi ska uppnå med det?
Identifiera mötets intressenter
Målen styr vilken tid mötet tar och även vilka deltagarna blir. Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bryt mönster av typen han måste vara med annars blir han ledsen. Det handlar om respekt för allas tid. De som blir kallade ska också kritiskt tänka över om de behövs på mötet, kanske räcker det om de är med på en del av mötet.
Mötets intressenter har ofta väldigt olika behov. Hur tillgodoser du dessa? Utifrån det tittar du igenom ett utkast till mötesagenda.
Utkast till mötesagenda
Alla som skall vara med på mötet ges i förväg möjlighet att ge förslag till punkter på agendan och tidsåtgång samt anger om punkten är en informationsfråga, beslutsfråga eller diskussionsfråga.
Till skillnad från beslutspunkterna så ska informations- och diskussionspunkterna inte utmynna i beslut utan i relevanta underlag. Risken är annars stor att besluten blir förhastade känslobeslut. Det måste alltid finnas fakta som kan utgöra plattform för beslutet!
Sänd ut agendan i god tid så att deltagarna hinner agera på de punkter som de inte i förväg vet är aktuella att avhandla.
Mötets genomförande – Följ helst en dagordning
- se till att alla kommer till tals
- sammanfatta
- klargör vem som gör vad och när det ska vara klart
- skriv protokoll
- uppmuntra, stötta och underlätta konstruktivt tänkande
- ha klara regler om att alla ska visa varandra respekt och kommentera varandras inlägg vänligt och konstruktivt
- se till att tidsschemat håller
Försök att avsluta mötet så att deltagarna har en positiv sinnesstämning när ni lämnar mötet. Det ger energi att ta itu med frågorna om än besvärliga sådana. Ta 5 min utvärdering av mötet, gå laget runt. Låt alla få svara på vad de tyckte var bäst och sämst med mötet för att ständigt bli lite bättre i konsten att hålla effektiva möten.
Ha en motiverande dag!
Lars Emnell och Lars-Göran Ottosson
Grundare av BIZNIZ TOOLS
Vill du veta mer om hur vi kan träna dig till framgång?
bizniztools.com We make you grow!